ACCESS、アクセス、ソフト開発

私は中小企業の事務として仕事をしています。美容商材などを卸す会社になるのですが、少人数制になるため、事務といっても幅広い仕事をこなしています。例えば、資料作成を行うこともあれば、売上入力や経費、チラシをイラストレーターで作ることもあります。3人の事務がいて、それぞれ仕事を割り振って日々こなしている状況です。仕事の幅も広いこと、誰かが休んだりすると他の社員が仕事を担うこともある“報連相”が重要です。ただ、お互いに忙しく難しい部分もあることから、作業の効率を高めるために、ACCESS（アクセス）のソフト開発を依頼することになりました。

■事務作業にこそACCESS（アクセス）が必要だと思った理由
大手企業であれば豊富な人材もいるので、一人ひとりにかかってくる仕事の割合も少なくなります。そのため、そこまで大きな負担を感じることもないと思います。誰かが休んだとしてもフォロー体制がしっかりとしている分、心配することもありません。ただ、中小企業になると、少人数で回していること、それぞれが担っている仕事の量も多めです。そのため、急な休みに対応できず、仕事が回らなくなってしまうことがあります。お互いにどこまでの仕事が進んでいて、早急に仕上げなくてはいけない仕事があるのかどうかもわかりません。ある程度、業務終了後に確認するようにはしていますが、報連相ができておらず抜けてしまう仕事も少なからずあるのです。こうした問題を早急に解決するべきだと思ったのは、事務の一人が急な体調不良でしばらく出社ができなくなってしまったときです。仕事がどこまでできているのかわからず、都度確認しながらなんとか進めることになりました。こうした負担を減らすために、ACCESS（アクセス）のように作業を効率化できるソフト開発が必要だと感じたのです。

実際に私も別の会社にいたときに、ACCESS（アクセス）を使って複数人で作業をしており、お互いにどこまで進んでいるのかすぐに確認できる状態でした。お昼休憩をそれぞれ順番にとっていたのですが、一人が時間になり休憩に行っても、別の社員が引き続き作業ができるようになっていたのです。スムーズですし、要望にもすぐに対応でき、新人さんが来てもすぐに即戦力となるなど便利な部分がたくさんあります。総合的に考えても、ACCESS（アクセス）の有無で仕事の状況が変わる可能性が高いと判断したのです。

■ACCESS（アクセス）をエクセルで代用できないの？
当初、まず考えたことはこれでした。会社で使っているパソコンにオフィスも入っているのでエクセルやワードパワポなどは、日々目にする機会があります。そのため、ACCESS（アクセス）のソフト開発よりもエクセルでいいのではという意見もあったのです。確かにデータの集計や管理をするなどExcelでも十分に対応できます。それでも、Excel以上にACCESS（アクセス）にしかできないことがあると感じたのです。ExcelのシートをACCESS（アクセス）では「テーブル」といいます。基本となるテーブル操作だけでなく、クエリ、レポート、フォームなどのオブジェクトとして使用できるのもポイント。テーブル作業だけでなく、他のオブジェクトと併用することで、確実性の高い作業ができるようになるのです。ACCESS（アクセス）もExcelもどちらも使える部分はあるのですが、データ管理のしやすさを考えると、ACCESS（アクセス）のソフト開発が必要だと思えるようになりました。

■ACCESS（アクセス）のソフト開発を依頼し導入してみて
ACCESS（アクセス）のソフト開発を専門の業者に依頼し、日々の業務を効率化できるような内容を取り込み、ソフトを作ってもらいました。自社でデータベースを作る方法もあるのですが、時間的な余裕がないこと、一度作ってもらえば活用できる範囲も広いと感じました。そもそも社内でACCESS（アクセス）の構築ができる社員がいないこともあり、一から作るのは困難だと判断したのもあります。この辺りは企業によっても考え方が変わってくるのかなと思います。

導入してみて、作業が格段に楽になったと感じています。集計業務に適しているACCESS（アクセス）は、誰がいつどんな商品を購入したか調べたいときにも便利です。集計があっという間にできるので、そのデータを元に分析しどうしたら売上に繋がるのかを考えるきかっけにもなります。そもそも大量のデータを使ってデータを作るって膨大な時間がかかりますが、ACCESS（アクセス）はデータの柔軟性もありますし、比較・推移表の作成もできます。また、同時に作業できるので、時間が無駄になることもありません。そのため、今まで無駄になっていた時間を削減し、残業など過剰な勤務形態にならないように改善できたと思っています。

■まとめ
ACCESS（アクセス）のソフト開発を自分で行うのは少し難しいのですが、専門業者に依頼することで無理なく導入できることもわかりました。中小企業にとっても、少しでも事務同士の負担を減らせるようにソフトを取り入れられたらいいなと思います。