リース管理・請求業務が劇的にラクに！「やさしい販売仕入」導入で変わった私たちの日常

こんにちは。新人スタッフです。入社して1年が経ち、営業事務サポートとして日々お客様の業務改善のお手伝いをさせていただいています。千葉県木更津市出身で、趣味はカフェ巡りや韓国ドラマ鑑賞、最近はネイルにもハマっています！

今回は、弊社のパッケージ製品「やさしい販売仕入」を導入されたリース・レンタル業のお客様の事例を通じて、システム導入で業務がどれだけ変わるのか、新人目線でお伝えしたいと思います。実は私自身、入社前はIT業界やシステム開発のことをほとんど知りませんでした。でも、この1年間で実際にお客様と関わる中で「業務システムってこんなに人を助けられるんだ！」と感動する場面がたくさんありました。

■ リース・レンタル業の複雑な管理業務

今回お話を伺ったのは、建設機材のリース・レンタル業を営むA社様です。ショベルカーや足場材などの建設機材を月単位・日単位でレンタルされていて、同時に資材の販売もされている会社さんです。

A社様が抱えていた課題は「リース契約と販売が混在していて管理が大変」というものでした。具体的には、月額リースの自動請求、日割り計算、貸出中の機材の返却予定管理、販売商品の在庫管理など、業務内容が多岐にわたっていたんです。これまではExcelと手書き台帳で管理されていたそうですが、契約件数が増えるにつれて「請求漏れ」や「返却予定の見落とし」が発生するようになってしまったとのことでした。

私も営業事務をしていて思うのですが、Excelって便利なんですけど、複数の人が同時に編集できなかったり、データが分散してしまったりするんですよね。特にリース業務のように「継続的な契約管理」と「都度発生する販売」が混在する業種では、Excelだけで管理するのは本当に大変だと感じました。

■ 「やさしい販売仕入」との出会い

A社様が弊社にご相談くださったのは、ちょうど私が入社して半年くらいの頃でした。先輩スタッフの商談に同席させていただいたのですが、社長様が「リース管理と販売管理を一元化できるシステムを探している」とおっしゃっていたのを覚えています。

そこで提案させていただいたのが「やさしい販売仕入」でした。この製品は、リース・レンタル業や資材販売業向けに特化した販売管理システムで、月額契約の自動請求から単発販売まで幅広く対応できるのが特徴です。しかも、弊社が長年Access（アクセス）という技術で開発してきたノウハウが詰まっているので、お客様ごとのカスタマイズもしやすいんです。

私自身、システム開発のことは詳しくないのですが、先輩から「Accessは中小企業の業務システムにぴったりなんだよ」と教えてもらいました。大規模なシステムと違って導入コストが抑えられて、しかも使いやすいUIで作れるので、現場の方にも受け入れられやすいんだそうです。

■ 導入前の不安とプロトタイプ方式

A社様も最初は「システム導入って難しそう」「今の業務フローに合うのかな」と不安を感じていらっしゃいました。私も新人なので、お客様の不安な気持ちがすごく分かります。新しいことを始めるときって、誰でもドキドキしますよね。

でも、弊社の開発スタイルは「プロトタイプ方式」といって、お客様と一緒に画面を見ながら「ここはこうしたい」「この項目は不要」といった感じで、少しずつ作り上げていくんです。A社様にも実際の画面イメージをお見せしながら、リース契約の登録画面や請求書発行の流れを確認していただきました。

私も打ち合わせに同席して議事録を取っていたのですが、「ああ、こうやってお客様の声を直接システムに反映していくんだ」と実感できて、とても勉強になりました。開発担当の先輩が「このボタンはここにあった方が使いやすいですか？」とか細かく確認していて、お客様も安心されている様子でした。

■ 導入後の劇的な変化

「やさしい販売仕入」を導入してから約3ヶ月後、A社様を訪問する機会がありました。そこで伺ったお話が本当に嬉しくて、今でも印象に残っています。

まず、請求業務が圧倒的にラクになったそうです。以前はExcelで顧客ごとに請求書を作成していたのが、システムから自動で請求データが生成されるようになりました。特に月額リース契約は毎月同じ内容で請求が発生するので、一度契約を登録すれば翌月以降は自動的に請求データが作られるんです。事務担当の方が「請求漏れの心配がなくなって、夜もぐっすり眠れるようになりました」と笑顔でおっしゃっていて、私まで嬉しくなってしまいました。

さらに、貸出中の機材管理も一目で分かるようになったそうです。「どの機材が今どこに貸し出されていて、いつ返却予定か」がシステム上で確認できるので、返却忘れや二重貸出のミスがなくなったとのこと。在庫状況もリアルタイムで把握できるので、お客様からの問い合わせにもすぐに対応できるようになったそうです。

■ 数字で見る導入効果

A社様からは具体的な数字も教えていただきました。請求書作成にかかる時間が月末の2日間から半日程度に短縮されたそうです。これって本当にすごいことだと思います。浮いた時間で、営業活動や顧客フォローに力を入れられるようになったとおっしゃっていました。

また、請求漏れがゼロになったことで、売上の取りこぼしもなくなりました。以前は年間で数件程度、請求を忘れてしまうケースがあったそうですが、導入後は完全にゼロになったとのこと。金額にすると年間で数十万円の差が出ているそうです。

さらに驚いたのが、事務スタッフの残業時間が月10時間ほど削減されたということ。働き方改革が叫ばれる中、システム導入で実際に労働時間を削減できた事例として、私自身もとても勉強になりました。

■ カスタマイズ対応とサポート体制

実は導入後も、A社様から「こういう帳票も出力したい」「この集計機能が欲しい」といったご要望をいただくことがありました。でも弊社では、そうした追加のカスタマイズにも柔軟に対応できるんです。

私も少しずつAccessやVBAの勉強を始めているのですが、Accessベースのシステムは後から機能を追加したり修正したりしやすいのが強みだと教わりました。大規模なパッケージシステムだと、ちょっとした変更でも高額な費用がかかったり、そもそも対応できなかったりすることもあるそうです。

また、弊社には専門のサポート技術者が複数在籍していて、トラブルがあっても即日〜翌日対応できる体制が整っています。A社様も「困ったときにすぐ相談できるのが安心」とおっしゃってくださいました。私も営業事務として、お客様からのお問い合わせ窓口になることがあるのですが、「困っているお客様を早く助けたい」という気持ちで対応しています。

■ 新人の私が感じた「システムの力」

入社前の私は、正直「業務システムって何？」という状態でした（笑）。でも、この1年間でお客様と関わる中で、システムが人の働き方を本当に変えられるんだと実感しています。

特にリース・レンタル業のように、継続的な契約管理や複雑な請求処理が必要な業種では、システム化のメリットがとても大きいと思います。A社様のように「請求漏れがなくなった」「残業が減った」「お客様対応に時間を使えるようになった」という声を聞くと、私たちの仕事が誰かの役に立っているんだと実感できて、とてもやりがいを感じます。

また、「やさしい販売仕入」は月額18,000円〜というリーズナブルな価格設定なので、中小企業でも導入しやすいのが魅力です。大企業向けの高額なシステムではなく、中小企業の実情に合わせたシステムを提供できるのが、弊社の強みだと思っています。

■ これから導入を考えている方へ

もしリース管理や請求業務で困っている方がいらっしゃったら、ぜひ一度システム導入を検討してみてほしいです。私も最初は「システムって難しそう」と思っていましたが、実際にお客様の導入事例を見ていると、思っていたよりずっと身近で、効果も大きいことが分かりました。

弊社では無料相談も受け付けているので、「うちの業務に合うかな？」「費用はどれくらいかかるの？」といった疑問にも丁寧にお答えします。プロトタイプ方式でお客様と一緒に作り上げていくスタイルなので、初めてのシステム導入でも安心していただけると思います。

また、弊社は創業41年、Access開発30年以上の実績があり、ISO/IEC 27001:2022も取得している安定企業です。長くお付き合いいただけるパートナーとして、お客様の業務改善をサポートさせていただきます。

私自身、まだまだ新人で勉強中の身ですが、お客様の「ありがとう」の言葉が何よりのモチベーションです。これからも、一人でも多くの方の業務改善のお手伝いができるよう、頑張っていきたいと思います！

株式会社ビジネスコンピュータ（https://www.believe.co.jp/）では、「やさしい販売仕入」をはじめとする各種業務システムの無料相談を受け付けています。リース管理・販売管理でお困りの方は、ぜひお気軽にお問い合わせください。お問い合わせはこちら：https://www.believe.co.jp/contact/ TEL: 03-5283-7651