アクセス、ソフト開発

アクセス　ソフト開発

私は小規模のベンチャー企業にて営業事務の仕事をしています。

営業事務の仕事の以前は一般事務で仕事をしていたものの、もっと企業にとって売り上げに関わる部署でやりがいのある仕事をしたいと思い、営業事務に転職しました。とはいえ、営業事務には慣れないことも多く、もともと一般事務を経験しているから大丈夫と安易に考えていた私にとっても、驚くようなことがたくさんありました。

営業事務が最も重視しなくてはいけないことは、営業さんの仕事がスムーズに進められるように工夫をすることです。企業のなかでも、売り上げを作っている営業さんだったこともあり、日々慣れることに必死になりました。そんななかで、営業さんにかかってくる電話対応を外部に委託する話が会社でもあがるようになりました。

■そもそも営業事務の仕事とは

営業事務の仕事の範囲は会社によっても大きく変わってくると思います。一般事務と同じように事務所のなかで仕事をするのが基本です。そのため、出社して日々さまざまな業務をこなすようになります。営業事務の中には、実際に営業職に近い業務を行うこともあり、コミュニケーションスキルなども欠かせません。他にも実際に行っている業務には、見積書や請求書などの書類作成業務を始め、電話やメール対応、顧客のデータ作成、営業資料の作成、営業さんのスケジュール調整など、たくさんの業務をこなすことになります。一人で完結する業務ばかりではないので、社外とのやりとりも多くなりますし、どのようにコミュニケーションをとるのかが重要になってきます。営業事務になってから、携われる業務の範囲が増えたことはもちろんですが、その分残業になってしまうことも増えました。企業にとってもできるだけ、定時内に終わらせてほしいという通達もあったため業務内容についての見直しが急務になっていました。その分、人を増やせばいいのでは？という意見もありましたが、人を増やすことで報連相の難しさも出てきます。また、人件費のコスト的な問題もあるため、いかに作業効率を高められるかも大きな課題として発生してきたのです。

■営業事務は電話がかかってくることも多い

営業事務の大変さについて語るときりがありませんが、繁忙期になると電話対応の多さだけでもコールセンター並みになるといわれています。お客様からの問い合わせや注文の受付はもちろんですが、クレーム対応も少なくありません。会社としてのミスがありお客様に迷惑をかけてしまったときは、営業事務が直接出向いて謝罪に行くことも少なくありません。窓口的な要素を担っていることもありますし、その頻度もやや多いため時間に追われることが多くなります。自分たちで解決することもありますが、営業さんに連絡をとって対応を促す必要が出てくることもあります。営業さんも商談中など連絡がすぐにとれるとは限らないため、その都度上司に連絡をして対応をしてもらうこともありました。電話のクレームの場合、どうしても時間をとられてしまうこともあり、残業対応が終わらないため残業になってしまうこともありました。メールのクレームのような余裕もないため、電話の場合はやや大変だと思います。営業事務に任せる業務の範囲は会社によっても異なるため、どこまで対応するべきなのかは、事前に聞いておいたほうが安心だと思います。

そもそも、営業事務にはミスは許されません。一般的なヒューマンエラーは自分たちで防ぐ必要がありますし、会社の信用問題に影響してくる部分もあります。営業さんに迷惑をかけてしまうことにもなりかねないため、ミスをしないのは絶対的な責任としてものってきます。せっかく、営業さんが身を粉にして契約してきた案件を失うことにもなりかねません。どうしてもミスをしてしまったときは、気持ちを切り替えつつ業務に向き合わなくてはいけません。営業事務の仕事はこうしたすべてを担う責任のある業務であるのがわかってもらえると思います。だからこそ、電話だけに時間をとられる状態が理想的とはいえないのです。

■総合的に考えてもアクセスのソフト開発が必要だった

営業事務のような仕事には、アクセスのソフト開発が重要だと感じています。そもそも、アクセスとは、マイクロソフト社が提供しているデータベース型の管理ソフトのことをいいます。エクセルよりも高度な情報管理ができる特徴を持っているため、必要な機能を追加しつつビジネスでもよく使われているものです。例えば、営業さんの販売利益や売上個数などの管理を行うシステムはもちろん、在庫管理をしたり顧客管理システムを使って名前や連絡先などを管理することもあります。営業のプロセスの確認や進捗状況を管理するなどの総合的な業務に役立つのも特徴です。アクセスによっては受発注管理システムを担っているものもあるなど、ほしい機能を追加して使える点も大きな魅力だと感じます。すべてを手入力にしてしまうとどうしてもヒューマンエラーがおきてしまうこともあり、トラブルにつながってしまうことも少なくありません。でもシステムを導入することでトラブルを大幅に減らしつつ、業務を遂行できる点にも魅力を感じました。また、複数人でアクセスを使える点もあり、同時作業に向いているのもエクセルではできない点だと思います。営業事務は少人数でまわしてはいますが、営業さんとの情報共有なども含めてアクセスは便利です。営業さんは、外出していることも多いので情報共有をわかりやすく伝えることが重要です。そのため、システムで管理できるとすぐに共有できる点など便利だと実感しました。

■アクセスならではの課題
アクセスについて知らないこともたくさんあったのですが、小規模のシステム開発にこそ向いているようです。基本的なベースとしてデータベースを作る環境が整っているためでもあり、検索機能や集計機能などの必要な機能を簡単に付与できます。初心者でも扱いやすいのがアクセスの魅力でもあるようで管理できる点を考えても、営業事務にとって欠かせないソフトであることがわかると思います。

アクセスでの課題として、データ容量の上限があることです。そのため、規模が大きくなるとアクセスだけでは対応しきれない部分も出てきてしまいます。そのため、私の働いている会社のような小規模でないと対応するのが難しいこともあることも知りました。あくまでもチームで仕事をしているような人にとって、アクセスの便利さを実感しました。
また、アクセスはいくら簡単とはいってもシステムには変わりありません。そのため、多少の知識や技術がないと対応できないこともあります。急な故障のときの対応を任せられる人がいるのかどうかも意識しなくてはいけません。アクセスを作ってもらうときに、困ったときに相談できる先があるのかどうかも含めて確認しておくと安心できると感じました。

■まとめ

アクセスのソフト開発を依頼したことで、営業事務の作業は格段に効率が上がっていると実感しています。今まで情報共有の時間を確保しなくてはならず、残業になってしまうこともありましたし、電話対応が負担に感じることもありました。こうした問題を解消してくれたのも、アクセスの存在だったと感じています。できることなら、もっと早くにシステムを導入しておけばよかったなとも後悔していたりします（笑）