アクセス、ソフト開発

私は美容室を経営しています。もともとは、美容師として現場に立っていましたが、現在は小さなオフィスを構えて本社として、管理面の仕事をしています。美容室の多くは、データ化に特化していない部分も多く、昔ながらのやり方を取り入れているケースも少なくありません。基本的に、少数精鋭で回していることもありますし、お客様が帰ったあとも勉強会を行うなど、日々時間に追われることも多くなります。そのため、できるだけ現場の管理を簡素化して、もっとデータの集客を重視していきたいと考えるようになりました。そこで、アクセスのソフト開発を専門業者に依頼することにしたのです。

■データ管理にアクセスが適していると感じた理由

そもそも、私自身もそこまでデータ管理に特化しているわけではありません。そのため、最初は勤怠ソフトなど、必要な機能ごとにソフトを購入し管理することを考えていました。でも、ソフトにもたくさんの種類があり、コスト的な負担が大きいのも感じました。それぞれの店舗にソフトが必要になりますし、管理ができるとも限りません。紙ベースで行っているところもありますし、店長にかかる負担を考えると迷ってしまいました。

そこで、もっといい方法がないのか調べていたところ「Access（アクセス）」があることを知り、興味を持ちました。アクセスとは、マイクロソフト社が開発しているソフトになり、データ管理に特化しているそうです。マイクロソフト社といえば、エクセルやパワーポイントなどを提供している会社なのもあり、耳にしたことがありました。アクセスを使えば、エクセルとの相性もよく、メンテナンスが簡単にできそうです。また、美容室の経営のように小規模の会社にこそ向いていると聞き、私が求めているものに近いと感じました。

また、アクセスはマイクロソフトの上位モデルには最初の段階でインストールされているそうです。1992年より歴史があり、バージョンアップし最新の形式になっている点も含め使いやすいのではないかと思いました。自社に見合ったオリジナルのシステム開発ができ、コスト面の削減にも繋がりそうだと感じたのも理由です。

ただ、アクセスにも苦手な部分はあるようでパソコンから端末にはログインできるものの、スマホやタブレットでのログインはできないそうです。また、アクセスを使うためには、PCにインストールさせておかなくてはいけないことや、大人数での共同編集や2GB以上のデータ保存ができないなど、向き不向きがあることも知りました。

■アクセスのソフト開発は専門知識が必要になる

アクセスについて調べてみると、開発や設定に専門知識が必要になることがわかりました。そのため「すぐに使いたい」と思っても、私のような初心者の場合は専門知識をつけていくことから始めていかなくてはいけません。日々の業務も考えると、一から学んでいくのはややハードルが高いと感じました。

それであれば、専門知識を持った業者に依頼したほうが、私が求めているアクセスを実現できそうだと感じました。どのような機能が必要なのかを業者に伝えたうえで、最適なソフト開発に繋げていけたら理想的だと思います。

アクセスは簡易的なツールにもできますし、本格的なシステムまでさまざまな仕組みを構築できるそうです。例えば、今エクセルを使って管理している場合、アクセスと連携させて作業を効率化することも可能です。

顧客・伝票・販売管理システム・営業管理システムなど、日々の業務のなかでもっと簡単に管理したいと考えているときにも、アクセスが活躍してくれます。他にも、写真の管理を一括で登録しておけるので、カットしたあとのヘアモデルさんの写真をまとめておくことも可能。自分が想定していたよりも、アクセスできる範囲が広いのを実感しました。

■アクセスのソフト開発業者を決めるときのポイント

アクセスのソフト開発には、さまざまな業者があることがわかりました。そのため、何を基準に業者を選んだらいいのか迷い、なかなか決められずにいました。そんな私がアクセスのソフト開発を決めるときに行ったポイントを紹介します。

・費用を比較して決める

アクセスのソフト開発は、規模によっても費用相場が変わってきます。例えば、簡易的なシステムであれば数十万円程度でできるものの、システムの種類やテーブルが複雑なものになると、数百万円以上の費用がかかることも少なくありません。そのため、まずは複数の業者から見積もりをとって費用相場を比較することも大切です。例えば、1社しか見積もりをとっていないと、開発の相場はもちろんどの程度の能力を持っているのかを判断できません。そのため、相場以上の費用を支払う可能性も出てきてしまうケースも考えられるのです。アクセスのソフト開発に経験豊富な業者でないと、要望を伝える手順が多くなってしまったり、後から追加費用が発生することもあります。時間と費用を無駄にしないようにするためにも、複数の業者を比較することが大切だと感じました。

また、お住まいの地域によってはシステム開発に補助金が出る場合もあるそうです。そのため、費用が高く負担になってしまう人は、補助金を自治体に問い合わせてみるのもおすすめです。業務の効率化には欠かせないものだからこそ、上手に活用していきましょう。

・業者によっても得意なシステムが変わる

アクセスのソフト開発ができるといっても、会社によって得意分野が変わってくるそうです。例えば、顧客管理システムの開発が得意な会社もあれば、集計管理や人事データ管理が得意な業者もあります。開発する会社によって、何が得意なのかをホームページをもとに見極める必要があります。もし、ホームページに載っていない場合は、直接問い合わせてみると得意分野についても説明してくれます。事前に、アクセスでどのような機能が欲しいのかを会社の中でヒアリングしておき、できるだけ要望を細かく出しておくと安心です。本社が必要だと思っている機能と、現場で必要だと思っている機能が異なる場合もあります。業者によっても得意なシステムが変わってくるからこそ、事前の確認は必須です。

・開発実績が豊富な業者

アクセスのソフト開発は、経験豊富な業者かどうかも重要なポイントになります。創業してから数十年の実績を持っているような業者は、幅広いジャンルに対応でき業務を効率化させてきた実績を持っています。小規模のアクセス開発以外にも、社内システムまで対応しており内製化の支援まで行っているところもあります。私が業者を選ぶ時のポイントとして、同じ業種でアクセスを使ったソフト開発を行った経験があるかどうかです。美容室ならではの悩みもありますし、状況も変わってきます。開発経験が豊富だと、私が思いつかないようなアドバイスを受けることもできるなど、たくさんのメリットがあると感じました。開発経験の豊富さは、ホームページもしくは問い合わせて教えてもらえます。

アクセスのソフト開発を業者に依頼したことで、今まで統一されたものがなく紙ベースだった作業が、効率的になったと実感しています。少人数で回しているような会社の場合、いかに作業を簡素化して、お互いに情報を共有できるかだと感じています。少しでも負担を減らし、美容師の働き方改革に繋げることができたらと、アクセス管理ならではの可能性を楽しみにしています。