行政機関の申請管理システムをAccessで刷新！紙業務からの脱却で職員の負担が半減した事例

こんにちは。私は株式会社ビジネスコンピュータで、長年システム開発のプロジェクト管理やお客様との折衝を担当しています。大手SIerでの経験も含めると、この業界に携わってもう20年以上になります。今回は、行政機関様でのAccess開発事例についてお話しさせていただきます。

最近、地方自治体や公的機関から「紙の申請書類が山積みで、処理に時間がかかりすぎている」「職員の残業が慢性化している」というご相談を多くいただくようになりました。長年の経験から申し上げますと、こうした行政機関特有の課題は、実はAccessを活用したシステム開発で大きく改善できるケースが非常に多いのです。

■ 紙ベースの申請管理が限界に達していた自治体の悩み

今回ご紹介するのは、関東圏のある市役所様での事例です。こちらでは住民からの各種申請（補助金申請、許認可申請、証明書発行など）を長年紙ベースで管理されていました。担当の課長様からは「毎日100件以上の申請が来るのに、職員が手作業で台帳に記入し、ファイリングし、進捗を追いかけている状態です。書類が見つからない、処理状況がわからない、催促の電話対応に追われる…もう限界です」という切実なお声をいただきました。

行政機関では予算の制約もあり、大規模なシステム導入は難しい。しかし職員の負担は日に日に増している。そんなジレンマを抱えておられました。私自身、これまで様々な業種のシステム開発に携わってきましたが、行政機関のこうした「アナログ業務の限界」は本当に深刻だと実感しています。

■ なぜAccessでの開発を選んだのか

この市役所様が最終的にAccess（マイクロソフト社が提供するデータベースソフト）での開発を選ばれた理由は明確でした。まず、既にMicrosoft Officeのライセンスをお持ちだったため、追加ライセンス費用が不要だったこと。次に、大規模なサーバー構築や複雑なネットワーク工事が不要で、初期費用を抑えられること。そして何より、「庁舎内の限られた職員だけが使うシステムなので、クラウドや外部アクセスは不要」という明確な要件があったことです。

私たちビジネスコンピュータは、Access開発を30年以上続けており、行政機関での開発実績も豊富です。お客様の業務フローをしっかりヒアリングし、プロトタイプ方式で一緒に作り上げていくスタイルが、特に行政機関のような「業務が複雑で、途中で仕様変更が発生しやすい」環境に適していると感じています。

■ 開発した申請管理システムの具体的な機能

今回開発したのは「申請受付・進捗管理システム」です。主な機能は以下の通りです。

まず、住民から申請を受け付けた際、職員が申請者情報（氏名、住所、連絡先）と申請内容（申請種別、受付日、希望処理日など）を入力します。すると自動で受付番号が採番され、申請書のバーコードラベルも印刷できるようになりました。これにより、紙の申請書とデータが紐づき、書類の所在がすぐにわかるようになりました。

次に、申請の処理状況を「受付」「審査中」「決裁待ち」「交付済」などのステータスで管理できるようにしました。各ステータスごとに担当者名と処理日時が記録され、誰がいつ何をしたかが一目瞭然です。これまで紙の台帳では「今どの段階か」を確認するだけで数分かかっていたのが、検索機能で瞬時に表示されるようになり、住民からの問い合わせにも即座に対応できるようになったとのことです。

さらに、期限管理機能も実装しました。申請種別ごとに標準処理日数を設定し、期限が近づくと自動でアラートが表示される仕組みです。これにより処理漏れや遅延が激減し、「申請したのに連絡がない」といったクレームもほぼなくなったそうです。

そして、各種帳票（受理通知書、交付通知書、月次集計表など）も、ボタン一つで出力できるようにしました。これまで手書きやExcelで個別に作成していた作業が、データベースから自動生成されるため、作業時間が大幅に短縮されました。

■ 導入後の効果と職員の皆様の声

システム導入後、約3ヶ月経過した時点で効果測定を行ったところ、驚くべき結果が出ました。まず、申請処理にかかる時間が1件あたり平均15分から5分に短縮。これは月間100件として換算すると、約1,000分（約16時間）の削減になります。職員の残業時間も月平均で約30%減少したそうです。

担当課長様からは「職員が『仕事が楽しくなった』と言ってくれるようになりました。以前は書類探しや電話対応でイライラすることも多かったのですが、今はシステムで瞬時に情報が出せるので、住民の方にも丁寧に対応できています。職場の雰囲気も良くなりました」という嬉しいお言葉をいただきました。

また、若手職員の方からは「データが蓄積されるので、過去の事例を参照して判断できるようになり、業務の質も上がりました」との声も。ベテラン職員の方からは「最初はパソコン操作に不安がありましたが、画面がシンプルで操作しやすく、すぐに慣れました」と、システムの使いやすさを評価していただきました。

■ 行政機関でのAccess開発が適している理由

長年の経験から申し上げますと、行政機関でのAccess開発には大きなメリットがあります。まず、予算が限られている中でも導入しやすいコストであること。大規模システムだと数千万円かかるところ、Accessなら数百万円以内で実現できるケースが多いのです。今回の事例でも、開発費用は約300万円でした。

次に、業務の特性に合わせた細かなカスタマイズが可能なこと。行政機関の業務は法令や条例に基づいており、自治体ごとに微妙に運用が異なります。パッケージソフトでは対応しきれない部分を、Accessならきめ細かく実装できます。

そして、庁舎内での利用に限定されるシステムであれば、セキュリティ面でも安心です。インターネット接続不要のスタンドアロン型やLAN内での運用が可能で、情報漏洩のリスクを最小限に抑えられます。ISO/IEC 27001:2022を取得している当社であれば、セキュリティ要件についても安心してお任せいただけます。

■ プロトタイプ方式だからこそ実現できた使いやすさ

今回のプロジェクトでは、私たちのプロトタイプ方式が大いに役立ちました。これは、最初に簡易版のシステムを作り、実際に職員の皆様に使っていただきながら、「ここはこう変えたい」「この機能も欲しい」というご要望を反映していく開発手法です。

行政機関では、業務を熟知した職員の方々の意見が非常に重要です。システム企画の段階では気づかなかった細かな業務ルールや例外処理が、実際に使ってみると次々と出てきます。プロトタイプ方式なら、そうした「実際に使ってみてわかること」を柔軟に取り込みながら、本当に使いやすいシステムに仕上げることができます。

実際、今回も当初の設計にはなかった「申請者の過去履歴を一覧表示する機能」や「特定の申請種別だけを絞り込んで印刷する機能」などが、職員の皆様からのご要望で追加され、それが大変便利だと好評をいただいています。

■ まとめ：行政機関の業務効率化はAccessから始めませんか

今回ご紹介した事例のように、紙ベースの業務管理に限界を感じている行政機関は少なくありません。限られた予算の中で、職員の負担を減らし、住民サービスの質を向上させるには、Accessでのシステム開発が非常に有効な選択肢だと実感しています。

株式会社ビジネスコンピュータ（https://www.believe.co.jp/）では、Access開発30年以上の実績と、行政機関を含む幅広い業種での開発経験を活かし、お客様の業務に最適なシステムをご提案しています。無料相談も承っておりますので、「うちの業務もシステム化できるだろうか」「予算内で実現できるか知りたい」といったご相談も、お気軽にお問い合わせください（https://www.believe.co.jp/contact/　TEL: 03-5283-7651）。

また、私たちは現在、南房総周辺（館山本社または木更津拠点）で一緒に働いていただける開発者も募集しています。行政機関をはじめ、医療・福祉・建設・製造など多様な業種のシステム開発に携われる、やりがいのある環境です。ご興味のある方はぜひご応募ください。

あなたの組織の業務効率化、私たちと一緒に実現してみませんか。紙業務からの脱却は、思っているよりも手の届くところにあるかもしれません。