弊社の業務ソフトはまだのままなのでACCESSに作り変えたいです

弊社は創業20年の卸の会社をしています。長年多くの人にご利用いただいているからこそ、今の私たちがあるのだと実感しています。長く勤めている社員も多く、人員は安定しているのですが、システムなどの機器の自動化が思うように進まず頭を悩ませています。機械に詳しい社員もいないため、以前からずっと同じシステムを使い続けています。本来であれば、もっと改善できる点がたくさんあるはずなのに、専門的な知識も持っていないため思うようにいかずに悩んでいます。

■ＶＢ６のサポートが終了したことによる不安

例えば、今弊社で使っているシステムはVB6を用いたものになります。今の時代では、ほとんど耳にすることもないシステムになり1998年にマイクロソフト社にてリリースされたものになります。

マイクロソフト社にて作られているもので、Windowsが主流だった以前は多くの会社にて使われてきたものです。使い慣れているソフトの意味では弊社もそのままこのソフトを使っていきたいと考えていましたが、2008年にサポートが終了してしまいました。

サポートが終了したことで以下のような問題があります。

・保守のメンテナンスが依頼しにくくなった

VB6をそのまま使い続けることによって、一番不安に感じたのは保守の面です。2008年4月にサポートが終了し、現在はVB6について熟知しているエンジニアの数も減少傾向です。そのため、メンテナンスが必要になったときに「難しい…」と断られてしまうことも少なくありません。また、以前ならエンジニアの誰もが使えるソフトでしたが、今は使用する人を選ぶようになり、依頼するにも高いお金がかかるようになりました。

・動作しない問題も出てきている

以前のVB6は、32bitベースにて使われているものです。今は64になり32はほとんど見かけません。そのため、相互性の相性も出てきてしまい、作業に使っていても不具合を感じることも増えました。作業が思うように進まなければ、仕事にも支障が出てしまいます。使い慣れたシステムとはいっても不具合が起きてしまったときに対応できる社員ばかりではありません。制限付きの対応になってしまうため、作業が思うように進まず余計に時間がかかってしまうこともでてきました。

・個人情報を扱っているからこその不安

ＶＢ６について、以前はそこまで焦って変えなくては…とは思っていませんでした。でも、近頃は個人情報が外部に漏れてしまう問題も起きているため、弊社でもきちんと管理ができているのか不安に感じるようになりました。卸の会社であり老舗だからこそ、今まで積み重ねてきた信頼もあります。もし、個人情報が外部に漏れることがあれば、会社の信用問題に繋がります。一度信頼を失えば、もとに戻すのも現実的とは言えません。個人情報を扱っているからこそ不安に感じてしまったのも理由と言えます。

そもそもサポートが終了していることもあり、このまま使い続けることが大きなリスクになると感じています。会社として今後も成長していきたいと思っているからこそ、システムを見直すことが大切だと実感しました。

■後任のシステムにアクセスを取り入れた理由

ＶＢ６のサポートが終了したこともあり、後任のシステムをどうするのか会社内でも何度も話し合いを行いました。毎日使うものですし、特定の社員だけが使えるようなシステムでは意味がありません。いろいろ検討したうえでどうしてアクセスが候補としてあがったのか、その理由について説明したいと思います。

・同じマイクロ社ならではの安心感

VB6のサポートが終わるとなり、やはり使い慣れている会社のソフトやシステムがいいのではないかという話になりました。VB6もマイクロ社が作ったものになるため、同じ会社で代用できるものと調べたときにアクセスが出てきました。もちろん、それだけで決めたわけではなく、弊社の知り合いの会社でもマイクロ社のアクセスを使っている人が多くいました。口コミ評判を見ても、アクセスであればＶＢ６よりも使いやすいのではないかと前向きな気持ちになれるようになりました。

・柔軟に調整しやすいシステム

アクセスは、会社ごとに欲しい機能を追加できるなど柔軟に調整しやすいシステムであることも魅力を感じています。欲しい機能がついていないと、あとから別の作業をしなくてはいけなくなってしまい、システムを追加する分の費用もかさみます。また、アクセスは現在主流のシステムでもあるからこそ、どこの会社でもメンテナンスの依頼ができます。どのようなメンテナンスができるのか、相場も含め比較したうえで決められそうです。アクセスの柔軟性は、これからの成長していきたい弊社にとっても魅力的に感じられました。

・誰でも使えるシステムであること

アクセスの最終的な決め手になったのは、社内で使う人を選ばない点です。売上の入力作業も含め、誰でも使えるシステムであればレクチャーも簡単にできます。専門知識を持っていない社員も多いため、使う人を選ばないのは大きなメリットだと感じました。システムでもなんでもできるような便利なものもあるのですが、弊社のような会社だと年齢の幅も広く誰でも使えるとは言えません。使う人を選んでしまうと、社内で業務にかたよりも出てしまうため、おすすめできません。

■実際にアクセスを導入してみて…

アクセスは、もともと小規模向けの会社でも扱いやすいソフトです。弊社でもソフトを変更することに不安がありましたが、実際に導入してみて良かったと思える点がたくさんあります。例えば、今まで以上に、大量のデータを簡単に扱えるようになったことです。導入してみると本当に誰でも使えるソフトならではの魅力を実感できたのはもちろん、データを高速処理できる点も気に入っています。数万件のデータを処理するのも簡単にできますし、データが途中で重くなってしまう心配もありません。

また、導入してからになるのですが入力しやすい画面を作ってもらったのも大きいと思います。今までは、データを入力するときに入力規則などを設定しても、複雑な入力ルールを社内に共有しなくてはいけなかったこともあり、非常に手間がかかっていました。丁寧に教えているつもりでも変わってしまうことが多く、教えることの難しさも実感しています。その点、アクセスはフォームの入力画面を複数作成することもでき、画面を移動しながら利用するなどの調整もできます。アクセスを使っていない企業によっては難しく捉えてしまう人もいるのですが、実際に使いこなしてみるとわかりやすさを実感できると思います。

アクセスを導入してみて社内の作業がより円滑に進むようになったと実感しています。

■結論、早くアクセスにすれば良かった

弊社の結論としてもっと早くアクセスしても良かったと話しています。そもそもソフトを変更することに対して難しく考えすぎていた部分も多くあります。今は利便性も高く操作性にも優れているソフトがたくさんあるからこそ、導入することによるメリットがたくさんあります。もちろん、社内のシステムを変えるまでに社員の同意を得るなどの手順は必要になります。それでも、作業内容がスムーズにできるようになったことも考えると、社員の負担を減らすことにも繋がっていると思います。もし、VB6を使っている人がいれば、早くアクセスにするように進めたいです。