ＡＣＣＥＳＳは社内の業務を自動化するのに向いています

私は、通信系の企業で営業事務の仕事をしています。営業事務の仕事は、常に時間に追われることも多いため、働き方改革が進んだ今も、週の後半は残業になってしまうことも少なくありません。さまざまな理由による残業がありますが、中でも原因として考えられるのが昔ながらのやり方を今も続けてしまっていることです。少しでも、今の環境を変えていきたいと思い、ＡＣＣＥＳＳの導入を考えるようになりました。そして、実際に取り入れたからこそ、ＡＣＣＥＳＳこそ、社内の業務を自動化することに向いていると感じています。その理由について、詳しく説明したいと思います。

▪️ＡＣＣＥＳＳは便利！でも、誰でも使えない

ＡＣＣＥＳＳは、Microsoft社にて提供されているソフトになりデータベースの一つです。一見Excelに似ていることもあり、すぐに使えるのではと思われるかもしれません。でも、ＡＣＣＥＳＳにつまずく人の多くが、オブジェクトと呼ばれるものの使い方にもあると思います。実際に使っているのであればイメージできるのですが、ＡＣＣＥＳＳのフォームやテーブル、クエリなどの聞きなれない言葉でもあると思います。オブジェクトごとに多様な機能を持っていることもあり、条件を指定することで効率的に使えるようになります。とはいえ、Excelのような使い方ができないこともあり、使いにくさを感じてしまう人も多いようです。

▪️ＡＣＣＥＳＳを使ってどんなことができる？

営業事務の仕事は幅が広いため、ＡＣＣＥＳＳをどのように活かせるのか、どう業務が変わるのかをイメージできない人もいると思います。ＡＣＣＥＳＳを使ってどんなことができるのか説明します。

・大量のデータを管理できる

ＡＣＣＥＳＳは大量のデータ管理にこそ、最適な機能と言えると思います。営業事務では、営業さんが持ってきたデータを整え資料を作ることも少なくありません。商品情報や顧客情報など、管理システムの構築に適しているのがＡＣＣＥＳＳでもあるのです。もちろん、Excelを使ってデータの管理を行うこともできます。ただ、もともとは表計算として使うものなので、大量のデータを効率的に処理するものではありません。営業事務のように日々たくさんのデータと向き合っているからこそ、100万件以上のデータを管理できるＡＣＣＥＳＳが便利です。

・情報共有が簡単にできる

ＡＣＣＥＳＳでできることのなかに、情報共有のしやすさがあります。データがあちこちに散乱している状態だと、必要な時にデータを探すのにも時間がかかります。そのため、一元管理ができている状態だと、作業を効率的に行うことにも繋がります。また、情報共有ができることでファイル破損リスクを減らせるなど、データを守ることにも繋がります。

ＡＣＣＥＳＳは、自社のニーズに適したシステムを柔軟に設定できるのも魅力だと感じています。どんな機能を使うのかによっても変わりますが、欲しい機能を設定して使いこなせるのはＡＣＣＥＳＳの良さだと感じています。

・Excelとの相互性にも優れている

ＡＣＣＥＳＳの良さは、Excelとの相互性にもあります。今までと異なるソフトを使う場合、どうしても心配になるのが、相互性がなく作業のし直しになってしまうのではないかという点ではないでしょうか。その点、ＡＣＣＥＳＳとExcelは相性が良く、データのインポートやエクスポートも簡単にできます。そのため、作業のし直しになる心配もなく、データを移行しやすいメリットもあります。

▪️ＡＣＣＥＳＳでできないことってあるの？

ＡＣＣＥＳＳは便利ではありますが、できないことがあるのかどうかも覚えておかなくてはいけません。クラウド製品ではないため、基本的にはインストールしたてのパソコンでのみ使えます。また、ＡＣＣＥＳＳの運用にも多少の知識や技術が必要になるため、すぐには使えません。社内で知識を持っている人がいるかどうかも重要になってきます。また、データを守るためにも定期的なバックアップが必要になるなど、使ううえでの注意点もあります。

ＡＣＣＥＳＳに限らず、ソフトについて熟知すること、メリットだけではなくデメリットの部分にも目を向けることが大切なのだと思います。

▪️ＡＣＣＥＳＳを導入して変わったこと

ＡＣＣＥＳＳを導入してみて、変わってきたと感じていることも多くあります。業務面はもちろんですが、社員の意識を変えられるようになったのも、ＡＣＣＥＳＳを導入したことが大きいです。どのように変わったのかについて、まとめてみました。

・作業効率を高めることができた

ＡＣＣＥＳＳを導入することによって、一番変わったと感じたことは作業効率を高められるようになったことです。手入力でデータを入力する方法では、入力する作業も多くなり人によってスピードに差が出てしまうなどの問題もありました。ＡＣＣＥＳＳは社内の業務を自動化するのに向いているため、使う人を選ぶことなくさまざまな業務に活用できます。長年の課題として考えていたことなのもあり、作業効率を高められたことが大きいです。

・ヒューマンエラーが少なくなった

ＡＣＣＥＳＳを使うことで、作業が簡素化されるためヒューマンエラーが少なくなったのも実感しています。ヒューマンエラーになると、どこにミスがあるのかを探して修正する作業も必要になります。ヒューマンエラーが減ることで、その負担もなくなるためミスに費やす時間も減ります。

・残業が減り社内の雰囲気が良くなった

作業効率と似ている部分ではあるのですが、残業が少なくなったことで、社内の雰囲気も変わっています。今までは残業に対しても仕方ないという風潮があったため、急に休みが出てしまうと一気に社内の雰囲気が悪くなってしまうこともありました。特に繁忙期には、人手が足りないため、一人ひとりの負担が減ったことでこんなに変わるのかと思いました。たまに残業があっても、分担しつつ行えるようになっています。

・ソフトに対して前向きな意見が増えた

ＡＣＣＥＳＳを導入する前は、ソフトやシステムを新しくするかどうかを会議で話し合っても、否定的な意見も多くありました。ベテラン社員も多いため、今さらソフトを変えて一から覚えることに抵抗があるのも理解できます。それでも、どこかで変えなくてはいけないとわかっていたのだと思います。ＡＣＣＥＳＳを導入するときも、賛否両論ありました。それでも、丁寧に研修を行い導入したことで、ソフトのほうが使いやすいという意見も出てくるようになりました。ソフトに対して、前向きな意見が増えたことも、良かったと思っています。

・データを積極的に使えるようになった

ＡＣＣＥＳＳは、大量のデータを編集しやすくなります。今までは必要なデータを出す時に、一から作業を行うため、時間もかかっていました。ＡＣＣＥＳＳは検索機能もついているため、データが簡単に探せてまとめられるので、さまざまな資料にも活かせるようになりました。資料の質も高くなって、信頼されるようになったと感じます。

▪️まとめ

ＡＣＣＥＳＳは、社内の業務効率化に大きく役立っているのを実感しています。今ではExcelですべてを担っていることが信じられないくらいです。業務は、より社員に負担をかけずにミスを減らせるかを考える必要があります。ＡＣＣＥＳＳ以外にも、いろいろなソフトを使い変えていけたらいいなと思います。