アクセスで作ったソフトはあとあとの修正や追加が簡単
アクセスは日々のデータ集計や分析、顧客管理などさまざまな場所で活躍してくれます。今までエクセルでデータ管理を行っていた人にとっても、アクセスを導入したことで日々の作業が簡単になったと感じることも多く、後からの修正や追加などの対応がしやすく柔軟に対応できる魅力もあります。アクセスで作ったソフトには、どんなメリットがあるのか、また、対応が難しいデメリットなども含め説明していきたいと思います。
アクセスはできることがたくさん
アクセスは、マイクロソフトが提供しているデータベースの管理用ソフトになります。大量のデータを整理したうえで蓄積し、必要なときにすぐに取り出せるようにしているシステムのことをいいます。アクセスは、データをテーブル（表）にして管理しているもので”リレーショナルデータベース”と呼ばれています。データベースを作るのはもちろん、追加、更新などの一通りの機能を持っているため、小規模のデータから大規模のデータまで幅広く対応できるのもアクセスならではです。
アクセスを導入することでできることがたくさんあり、データベースの基本機能はもちろん、操作を自動化したり、集計作業や重宝作成業務の効率化などさまざまなものがあります。また、保存したデータを目的に合わせて印刷することも可能です。同じようにデータ集計に使いやすいエクセルと大きく違うのは、データ量が増えても使いやすく複数人でも同時に作業ができることです。データ収集において、より効率的に行いたい人にとってもアクセスが使いやすく優れていることがわかってもらえると思います。
アクセスはエクセルとは違うの？
アクセスについて、エクセルと何が違うのかイメージがわかない人もいると思います。エクセルもマイクロソフトが提供しているソフトウェアになり、同じ会社にて提供されています。データベース機能もあるため、アクセスと似ているイメージを持っているのではないでしょうか。そのため、どちらを使うべきか迷ってしまう人もいるようです。
そもそもエクセルは「表計算」を目的に使用しているものです。
アクセスがデータベースを管理することを目的にしたソフトウェアであることを考えると使う目的による違いもあります。エクセルは表計算ソフトになるため、大量のデータを処理するのは現実的とはいえません。入力の最大数（列や行）などが決められているため、それ以上に大きなデータを管理できません。アクセスの場合これらの制限がなく2GB以内であれば好きな最大数で使用できます。
他にも、エクセルはセルに対して入力するため、間違えて入力すると「数式エラー」が表示されます。一度数式エラーになってしまうと、どこに原因があるのかを見直さなくてはいけなくなるため、余計に時間がかかってしまいます。アクセスの場合、列ごとに数値などの決められた「型」を指定します。
そのため、この型以外を入力することができずミスを防ぐことにも繋がります。また、アクセスでデータを追加して入力するときは、新しいテーブルに打ち込むことになります。そのため、過去の情報に誤って上乗せしてしまうこともありません。エクセルよりも大量のデータを管理しやすいのもアクセスならではの特徴があるためです。
アクセスで作ったソフトは柔軟性に優れている
アクセスの良さは作成や入力時に限らず、後から追加・修正したいときに発揮されます。
アクセスでソフトを作った場合、変更したい内容によっても異なりますが、フォームやクエリなどの表示項目を変更するなどの簡易的なものは、アクセス上で操作ができるため専門的な知識・技術を持っていなくても問題ありません。大量のデータを入力する場合、操作する場所を変えてしまうと、どこまで入力したのかわからなくなってしまったり、データ化するときにまとめる作業が出てきてしまうなど、使いにくさを感じることも少なくありません。
また、アクセスがもともと持っている機能として、フィールドの名前や項目を変更したときに、関連性のあるクエリやフォームなどの参照箇所が自動で修正され、余計な手間がかからない点もあげられます。修正を忘れてしまい、データに相違が出てしまうこともなく、作業を簡素化することにも繋がります。アクセスの機能のなかで、ちょっとした変更の修正や追加などは比較的容易に修正できます。
そもそも、アクセスは必要なデータを探すときにも「検索フォーム」を活用できます。フィルターの設定を行わずにデータの抽出ができる点や検索もできます。部分的な一致、もしくはあいまいな検索でも表示されますし、検索した条件を保存することも可能です。こうした特徴を持っているのもアクセスならではになるため、柔軟に対応でき手間もかかりません。
アクセスで作ったソフトで修正できないものもある
アクセスで作ったソフトは、あとから修正・追加ができるなど柔軟性に富んでいます。ただ、必ずしもどんな変更にも対応できるとは限りません。
例えば、すでにアクセスで完成しているテーブルの設計を大幅に変更しなくてはいけなくなったときです。複数のテーブルにまたがるデータ構造など、関連性のあるすべての内容を変更しなくてはいけなくなり、専門的な知識がないと難しく余計にややこしくなってしまい、ミスの原因となってしまうことがあります。
また、アクセスのなかには、複雑なVBAコードを設定しているものもあります。VBAとは、複雑な処理を自動化するためのプログラミング機能のことをいいます。
アクセスでは、マクロ機能を使って編集作業を行います。コード入力を行う必要がないため、誰でも簡単に使える良さがあります。
ただ、アクセスを使って、より難しいプログラミングを組みたいと考えている人もいると思います。VBAはマクロと比較したときに、高度な技術にて自動化を実現してくれます。また、データベースのなかで使うモジュール機能を搭載しているなど、アクセスならではの機能もあります。
専門的な知識を持っている人であれば問題なく操作ができますが、コードについて理解したうえで修正が必要になるなど、高度なプログラミング知識を必要としてしまいます。
アクセスのソフトはこんな人におすすめ
アクセスのソフトはあとから追加・修正したいときにも使える柔軟性があります。
そのため、こんな人にこそおすすめしたいソフトです。
- 大量のデータを使って資料作成をしたい人
- 営業事務など後から情報を追加する業務が発生する人
- 複数人で作業を行うため情報の共有を簡単にしたい人
- 専門的な書類作成を任されるのが多い人
など、アクセスのソフトを使うことで作業を効率化させて日々の業務を簡単にしてくれる機能が期待できます。大量のデータを活用する機会の多い人にとっても、アクセスを使いこなせるようにしておくことで、便利さを実感できると思います。
まとめ
アクセスで作ったソフトは、後からの追加・修正にも適しているため必要な入力作業も簡単です。基本的にはマクロ機能を使った入力作業になるため、ミスを防いで入力しつつデータを活用できるようになります。今までエクセルを使っていたものの数式エラーが起きてしまい困った経験のある人や、複数人での作業を行いたいと考えている人はアクセスで作ったソフトの導入も検討してみてください。